So verhindern Sie Betrug in Ihrem Kleinunternehmen

Die meisten Kleinunternehmer denken nicht einmal daran, dass ihre Mitarbeiter sie stehlen könnten, bis es zu spät ist.

Der durchschnittliche Betrug in kleinen Unternehmen dauert 24 Monate und kostet 200.000 US-Dollar, wenn er entdeckt wird, so der Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aus dem Jahr 2008.

Drei ehemalige Mitarbeiter von PBS & J, einem in Miami ansässigen Ingenieurbüro, haben sich vor einem Bundesgericht für ihre Rolle bei der Unterschlagung von 36 Millionen US-Dollar in einem mehr als 12-jährigen Programm schuldig bekannt. (Laut einem Bericht des Miami Herald vom 29. September 2006.)

Das durchschnittliche US-Unternehmen verliert 7% seines Umsatzes (Umsatz) durch Betrug – mehr als der Gesamtgewinn vieler kleiner Unternehmen. Es gibt fünf Hauptursachen für eine höhere Betrugsrate in kleinen Unternehmen.

1. Vertrauen.

Kleinunternehmer neigen dazu, ihren Mitarbeitern näher zu sein, sie sowohl persönlich als auch aus geschäftlicher Sicht zu kennen. Damit ein Mitarbeiter Sie stehlen kann, müssen Sie ihm vertrauen. Mitarbeiter haben tendenziell mehr Vertrauen in kleine Unternehmen.

. Kleine Belegschaft. Bei einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern glauben viele Unternehmer, dass Kontrollen unmöglich sind. Das ist nicht wahr. Auch mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern können einige Kontrollen implementiert werden. Schon eine kleine Anzahl von Kontrollen kann die Betrugswahrscheinlichkeit verringern. Der ACFE-Bericht weist beispielsweise darauf hin, dass Unternehmen mit einer obligatorischen Job-Rotation / Vakanz-Politik 61 % weniger Betrugsverluste verzeichneten.

3. Versäumnis zu delegieren.

Kleinunternehmer neigen dazu, die Kontrolle zu behalten. In der Folge werden Mitarbeiter eingestellt, bekommen einen Job, aber der Eigentümer behält wichtige Teile der Arbeit für sich. Als Ergebnis scheint es Kontrollen zu geben. Leider hat sich der Besitzer mit zu vielen Aufgaben überladen; und deshalb machen sie einen schlechten Job in ihrer Ausführung. Zum Beispiel das Unterschreiben von Schecks, ohne die Dokumentation gründlich zu überprüfen.

4. Überlappende und unklare Aufgabenbereiche.

In einem kleinen Unternehmen scheint es oft so, als ob jeder für alles verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe erledigt werden muss, müssen alle mitmachen. Leider bietet dies einer unehrlichen Person die Möglichkeit, Kontrollen zu überwinden, indem sie in mehr als einem Teil des Unternehmens arbeiten kann.

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5. Kontrollen haben keine Priorität.

Schließlich scheinen Kontrollen für die meisten Kleinunternehmer keine Priorität zu haben. Es gibt eine allgegenwärtige Einstellung „Das kann mir nicht passieren“. Das kann Ihnen leider passieren! Jetzt Geld auszugeben, um eine Reihe von vorbeugenden Kontrollen zu installieren, sollte als Investition (ähnlich einer Versicherungspolice) und nicht als Ausgabe angesehen werden. Wie bei einer Versicherung hoffen Sie, dass Sie sie nicht brauchen – aber wenn doch, können die Schecks helfen.

Ein ehemaliger Mitarbeiter von Home Depot hat sich vor dem New Yorker Bundesgericht schuldig bekannt, von Verkäufern Bestechungsgelder in Millionenhöhe angenommen zu haben, um sicherzustellen, dass ihre Produkte beim Unternehmen auf Lager sind. Er teilte in einem dreijährigen Programm mehr als 2,5 Millionen US-Dollar an Schmiergeldern mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens. (Laut einem Reuters-Bericht vom 30. Juni 2008.)

Verhütung

1. Erkennen Sie die Möglichkeit, dass Ihnen dies passieren könnte. Geschäftsbetrug ist weit verbreitet und die meisten Geschäftsinhaber merken es erst zu spät.

2. Machen Sie sich mit gängigen Betrugsindikatoren vertraut. Es gibt viele Hinweise auf Betrug. Unternehmer müssen sich dieser Warnsignale bewusst sein und auf diese achten. Sie bedeuten nicht immer, dass Betrug vorliegt, aber sie bedeuten, dass möglicherweise mehr Überwachung erforderlich ist.

3. Überprüfen und verstärken Sie die internen Kontrollen und ergreifen Sie andere Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung. Es gibt viele Maßnahmen, die sich als wirksam erwiesen haben, um Betrugsmöglichkeiten zu verringern und Abschreckung zu gewährleisten. Der Geschäftsinhaber sollte sich der gängigsten Kontrollen und anderen Maßnahmen für seine besondere Geschäftsart bewusst sein.

4. Übernehmen Sie als Geschäftsinhaber die persönliche Verantwortung für die laufende Überwachung. In einem kleinen Unternehmen muss der Eigentümer selbst die Verantwortung für die Betrugsbekämpfung und die Aufsicht übernehmen. Es kann ein großer Fehler sein, einem Mitarbeiter für diese wichtige Aufgabe zu vertrauen, wenn sich dieser Mitarbeiter als Betrüger herausstellt. Der ACFE-Bericht zeigt auch, dass je höher eine Person in der Organisation ist und je länger sie dort gearbeitet hat (mit anderen Worten, je mehr ihnen vertraut wird), desto mehr Betrügereien begehen sie, bevor sie erwischt werden.

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Ein 63-jähriger Mann, der als Direktor für Finanzdienstleistungen für eine gemeinnützige Organisation arbeitet, bekannte sich vor einem Bundesgericht schuldig, über 400.000 US-Dollar an eingehenden Schecks veruntreut zu haben, die an die gemeinnützige Organisation auf ein fiktives Bankkonto zahlbar waren. (Laut einem Bericht von Washington Post 24.09.2008.)

Wo Sie Hilfe bekommen

Interne Anhörung. Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, sollte Ihre interne Revision Ihre erste Verteidigungslinie sein. Aktiengesellschaften sind gemäß Sarbanes-Oxley verpflichtet, einen internen Revisionsbericht direkt einem Ausschuss des Verwaltungsrats vorzulegen. Aber auch wenn Sie kein börsennotiertes Unternehmen sind, sollte die interne Revision direkt an die Spitze berichten. Die Abteilung mit den meisten Betrugsfällen ist die Buchhaltung, daher ist es normalerweise nicht sinnvoll, eine interne Revision innerhalb der Buchhaltungs- oder Finanzfunktionen zu haben.

Firmenanwalt. Es ist wichtig, den Rechtsbeistand des Unternehmens aktiv in jedes Betrugsbekämpfungsprogramm oder in Ermittlungen wegen Betrugsverdachts einzubeziehen. Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, sollte dies Ihr Rechtsberater sein. Wenn es sich um eine kleinere Kanzlei handelt, benötigen Sie in diesem Bereich einen zuverlässigen und erfahrenen externen Anwalt, der Ihre präventiven und reaktiven Maßnahmen leitet.

Externer CPA. Viele CPAs wurden geschult und haben Erfahrung mit der Überprüfung von Kontrollen und der Empfehlung von Verbesserungen. Es kann sich um eine eigenständige Mission oder als Teil eines Audits handeln. Denken Sie daran, dass sich die Buchhaltungskontrollen nur auf das Buchhaltungssystem konzentrieren. In anderen Bereichen sind zusätzliche Arten von Kontrollen erforderlich, um die Betrugsmöglichkeiten wirksam zu verringern. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Rechnungsprüfung nicht darauf ausgelegt ist, alle Betrugsfälle aufzudecken, und dies ist auch unwahrscheinlich.

Zertifizierter Betrugsprüfer (CFE). CFEs sind speziell im Bereich der Betrugsprävention und -ermittlung geschult und erfahren. Sie können auch zusätzliche Hintergründe in der Buchhaltung, der Strafverfolgung oder anderen Bereichen haben.

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Bei Verdacht auf Betrug

Wenn ein Geschäftsinhaber (oder Manager) den Verdacht hat, dass ein Mitarbeiter das Geschäft stiehlt; die häufigste Reaktion ist emotional. Sie werden sie wahrscheinlich in Ihr Büro rufen, sie konfrontieren und ihn feuern wollen. In den meisten Fällen verursacht diese Reaktion nur zusätzliche Kopfschmerzen und einen möglichen finanziellen Verlust.

Im Allgemeinen ist es in der Regel am besten, Ihren Verdacht für sich zu behalten, bis Sie einen qualifizierten Fach- und Rechtsbeistand konsultiert haben. Bevor man sich für eine Vorgehensweise entscheidet, gibt es viele mögliche Fragen.

Selbst wenn der Mitarbeiter Sie gestohlen hat (und wir wissen es in der Regel noch nicht genau), gibt ihm das Rechtssystem viele Rechte. Holen Sie sich sofort professionelle Hilfe, damit Sie sich keiner möglichen Haftung aussetzen.

Ein Krankenhauslagerleiter in Spokane, Washington, bekannte sich vor einem Bundesgericht schuldig, mehr als 600.000 US-Dollar auf seinem PayPal-Konto durch den Verkauf von gestohlenem Krankenhausbedarf auf eBay gesammelt zu haben. Der Betrug dauerte über drei Jahre. (Laut einem Bericht von Wetter in Seattle 21. Dezember 2006.)

Wenn Sie ein Unternehmer sind, ist es jetzt an der Zeit zu handeln, nicht nachdem Sie einen erheblichen Verlust erlitten haben. Gehen Sie zurück zu den vier Schritten im Abschnitt Prävention dieses Artikels und beginnen Sie jetzt mit deren Umsetzung.

Sie wissen nicht, wie es geht? Die richtige professionelle Unterstützung kann eine sinnvolle Investition sein.

Denken Sie zum Schluss daran, dass Schecks in manchen Fällen Betrüger abschrecken können; sie können einen entschlossenen Dieb nicht aufhalten. Ein starkes und kontinuierliches Überwachungsprogramm ist unerlässlich, um Betrug früher zu erkennen, bevor er zu großen Verlusten führt.

Viel Glück in Ihrem Geschäft und bei Ihren Bemühungen zur Betrugsprävention!

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